Sådan skaber du et godt arbejdsflow på arbejdspladsen

Har du styr på dit arbejdsflow? For at få mest muligt ud af din egen og dine ansattes indsats på arbejdet kræver det et godt og struktureret arbejdsflow. Det giver ikke bare en mere effektiv arbejdsmodel, det giver også gladere medarbejdere, fordi de ikke bliver frustrerede over arbejdsgange og processer, som går i hårdknude.

Få her gode råd til at optimere arbejdsflowet i din virksomhed.

Skab overblik med en opslagstavle

Hvis du og dine ansatte bruger for meget tid på at finde hoved og hale i en arbejdsopgave, arbejder I ikke specielt effektivt. Det kan virke stressende og generelt skabe et dårligt arbejdsmiljø.

Oplysningerne til en opgave skal være lette og tilgængelige, så du ikke skal rode rundt efter informationer om indhold og art, før du kan gå i gang med at udføre den. Med en opslagstavle kan du let og enkelt skabe det nødvendige overblik. Nok er det en gammeldags metode, men ikke desto mindre er det uhyre effektiv. Det giver bare et eller andet, at du kan røre fysisk ved papirer og flytte rundt – du får altså en helt anden feeling med opgaven.

På opslagstavlen kan du lave en tidslinje og deadlines for opgaverne, og du kan bruge forskellige teknikker til at angive, hvornår en opgave er begyndt og færdiglavet. Du og dine medarbejdere skal naturligvis finde frem til jeres egen struktur og system, men når først I har det, vil I opleve at arbejdet flyder lettere.

Banale oprydningsmetoder

På en effektiv arbejdsdag er der styr på dit skrivebord. Det er svært at bevare overblikket og holde hovedet koldt, hvis dit skrivebord flyder. Din arbejdsindsats afspejler sig i dit rod på bordet – for den bliver også rodet. Du får sværere ved at finde rundt i dine papirer, og det giver dig stress.

Sørg i stedet for at få skabt nogle helt simple oprydningsmetoder på dit skrivebord. Saml ledninger, så de ikke ligger og flyder, og lav et system, så du ved hvilke papirer, der hører til hvor. På den måde kan du hurtigt og enkelt finde papirer frem, hvis dine medarbejdere spørger. Og du skal derfor ikke bruge unødvendig tid på at lede efter dem først. Med et ryddeligt skrivebord får du også en ryddelig tankestrøm – og det giver dig masser af energi til at arbejde effektivt.

 

Skab også gerne en rar stemning omkring dit skrivebord ved at sætte en grøn plante eller en lille vase med blomster. Med en behagelig stemning sikrer du dig, at du har det rart, og det afspejler sig i dit arbejdsflow.

Planlægning er afgørende

Når målet er at arbejde så effektivt som muligt, kræver det nøje planlægning. Sørg for at skrive en udførlig to-do-liste, inden arbejdsdagen går i gang. Det er tilfredsstillende at se, hvordan hvert gøremål bliver slettet lidt efter lidt – og det giver virkelig følelsen af at få udrettet en masse.

Planlæg hvornår på dagen, du tjekker mails. Mange har en dårlig vane med at tjekke mails hele tiden. Og det afbryder dig i dit arbejdsflow. Gør det til en vane at tjekke mails et par gange om dagen. På den måde ryger du ikke hele tiden ud af det flow, du er inde i. Det kan tage tid at komme tilbage på rette spor.

Inden du og dine medarbejdere starter jeres arbejdsdag, så sørg for at planlægge dagens opgaver med et kritisk blik. Hvilke opgaver kan vente? Og hvilke skal laves her og nu? Ofte kommer vi til at springe rundt og tager fat i de forkerte opgaver først. Det betyder, at de med kortest deadline laves til sidst, og det giver unødig stress på arbejdspladsen. Bliv derfor bedre til at strukturere og planlægge arbejdstiden ved at kigge kritisk på de arbejdsopgaver, der ligger på dit bord.

Med ganske få greb kan du optimere din virksomheds arbejdsgange og øge den personlige effektivitet. Det kan ses på både bundlinje og dine medarbejderes større smil.

Be the first to comment

Leave a Reply

Din email adresse vil ikke blive vist offentligt.


*